Case: Konferencja Bezpieczeństwo w Przemyśle EcoMS

„Bezpieczeństwo w przemyśle” to trzy dni gęstych merytorycznie wystąpień, warsztatów, pokazów i rozmów. Temat jest wymagający, a agenda obejmuje szereg punktów ważnych dla uczestników pracujących w branży BHP na różnych stanowiskach – od kadry zarządzającej po zespoły operacyjne. Naszym zadaniem było poprowadzenie obsługi komunikacyjnej tak, by pokazać całe wydarzenie, nie zagubić sensu i jednocześnie utrzymać tempo, które dobrze oddaje energię konferencji.

Strategia komunikacji – jak to ogarnęliśmy?

Założenie było proste: prostota i porządek pomagają wyeksponować złożoność treści. Zamiast rozbudowanych opisów – jasna struktura komunikacji. W praktyce oznacza to m.in.:

• zwięzłe zapowiedzi przed wydarzeniem, które pełnią rolę teaserów i przygotowują odbiorców do tego, co zobaczą na miejscu,
• konsekwentne nazewnictwo bloków i jednoznaczne oznaczanie etapów dnia,
• spójne tempo publikacji w trakcie (posty i stories), dzięki któremu odbiorca na bieżąco widzi, co dzieje się na sali i w strefie wystawców,
• unikanie żargonu, stawianie na klarowny przekaz i czytelne przejścia między tematami.

Komunikacja przed eventem

Przed konferencją utrzymywaliśmy krótki, informacyjny ton. Zapowiadaliśmy przebieg dnia i główne bloki tematyczne oraz prezentowaliśmy prelegentów i wystawców w sposób konkretny i rzeczowy. Celem było szybkie wskazanie, co i kiedy się dzieje oraz jakich zagadnień można się spodziewać na poszczególnych etapach programu. Taki format pomagał odbiorcom sprawnie ułożyć plan uczestnictwa w wydarzeniu.

A w trakcie wydarzenia… 

W trakcie trzech dni pracowaliśmy „ramię w ramię” z programem. Idąc punkt po punkcie z agendy, wybieraliśmy najbardziej angażujące momenty – mocne fragmenty wystąpień, żywe dyskusje, interakcje przy stoiskach. Zależało nam, by relacje oddawały atmosferę i rytm konferencji. 

Produkcja wideo i foto z konferencji

W warstwie wideo kluczowy był dynamiczny montaż, który dobrze niesie energię dnia. Pracowaliśmy dwutorowo:

• Reelsy publikowane w trakcie poszczególnych dni dawały natychmiastowe „poczucie obecności” i budowały wrażenie ciągłości.
• Materiał podsumowujący po konferencji domknął opowieść – w zwięzłej, dynamicznej formie, z akcentem na to, by wspomnieć każdy punkt programu.

Równolegle powstała profesjonalna fotorelacja – ludzie w działaniu, praca sceniczna, rozmowy przy stoiskach, reakcje publiczności. W rezultacie klient otrzymał pełną bazę materiałów – zdjęcia, reelsy z dni konferencji oraz film podsumowujący – gotową do wykorzystania w social mediach, na stronie i w komunikacji z partnerami.

A jaki był efekt naszej strategii komunikacji?

Po wydarzeniu przeanalizowaliśmy, jak content najlepiej pracował w kanałach społecznościowych. Kluczowy wniosek jest taki, że materiały konferencyjne osiągnęły najwyższą widoczność (wyświetlenia) w całym ostatnim kwartale. Najlepiej radziły sobie formaty, które pokazują ludzi i realny przebieg dnia. 

To już jest koniec (wcale nieprawda)

To kolejna wspólna realizacja z EcoMS i jednocześnie ważny krok w naszym warsztacie. Każdy projekt traktujemy indywidualnie, a ta realizacja wzbogaciła nasze doświadczenie i dostarczyła precyzyjnych wniosków, które wykorzystamy, dopasowując strategię do charakteru następnych projektów. A uwierzcie nam – uwielbiamy działać kreatywnie dla naszych klientów!